MePA: errori a cui stare attenti durante l’iscrizione

L’iscrizione al MePA la procedura di abilitazione e, in generale, l’utilizzo della Piattaforma gestita da Consip possono presentare alcune difficoltà suscettibili di sfociare in alcuni errori comuni. Difatti, se da un lato lo strumento del Mercato elettronico ha senz’altro agevolato l’espletamento delle procedure di gara, nondimeno, gli operatori economici interessati possono incontrare alcune difficoltà allorquando si tratta di sottoporre la richiesta di abilitazione o, in generale, utilizzare la piattaforma per acquisire le commesse.

In particolare, il MePA, ed in generale il portale di Consip, trattandosi di un sistema caratterizzato da particolare complessità, richiede che l’operatore economico dedichi del tempo sufficiente all’utilizzo di tale strumento al fine di poterne usufruire al meglio.

L’errore commesso solitamente dall’operatore, che non riceve inviti a partecipare o comunque non è in grado di individuare gare che fanno al suo caso, è quello di scoraggiarsi e di conseguenza rinunciare ad utilizzare tale strumento.

Tuttavia, è proprio la complessità del sistema che deve indurre l’operatore economico a non sottovalutare la necessità di sfruttare questo strumento che può ampliare considerevolmente le possibilità di business dell’impresa.

Di conseguenza, è necessario che l’azienda affidi tutte le operazioni necessarie ai fini dell’iscrizione e dell’abilitazione al portale Consip nonché alla partecipazione alle relative procedure a personale adeguatamente qualificato, competente e formato.

Chiarito quanto sopra, dalla creazione della piattaforma ad oggi, è possibile segnalare talune tipologie di errori più comuni che molte aziende compiono effettuando le procedure di registrazione e di abilitazione al MePA e, in generale, nell’utilizzo dello strumento predisposto da Consip.

Gli errori più comuni che si commettono sul MePA

1. Registrazione e abilitazione al MePA. (leggi qui i "Costi e vantaggi dell'iscrizione al MePA")

In fase di prima iscrizione al portale Consip, un primo errore è ingenerato proprio dalla struttura “bifasica” della relativa procedura. Infatti, per potersi iscrivere al portale ed essere pienamente operativi è necessario effettuare le seguenti procedure:

• la registrazione base, dedicata all’identificazione dell’operatore economico;
• l’abilitazione, ove viene circoscritto l’ambito di attività dell’operatore economico, nel cui ambito è possibile compilare anche il catalogo (per le categorie merceologiche che permettono tale opzione).

In particolare, molte imprese non effettuano la seconda fase, ovvero la procedura di abilitazione, poiché ritengono di avervi provveduto mediante la semplice procedura di registrazione base dell’operatore economico, ove occorre inserire solo alcune informazioni personali del soggetto che effettua la registrazione e selezionare l’impresa di appartenenza.

Tale errore si verifica poiché, espletata tale procedura di “registrazione”, si riceve il codice e la password di accesso e molte imprese ritengono che ciò sia sufficiente al fine di perfezionare la procedura di abilitazione ed essere pienamente operativi sul portale Consip.

Tuttavia, la registrazione costituisce solo la prima fase della procedura di iscrizione, ma per poter operare sul MePA e in generale sfruttare a pieno il portale Consip è necessario procedere alla successiva fase di abilitazione.

Tale passaggio, è fondamentale poiché consiste nella vera e propria certificazione della presenza dell’azienda all’interno del Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione ed in mancanza di essa quindi è come se non si risultasse esistenti sulla piattaforma, nonostante sia stata effettuata la procedura di registrazione.

Si tratta di un errore molto frequente con una grave conseguenza quale la perdita di visibilità dell’azienda nei confronti della Pubblica Amministrazione. Per essere certi di non commettere questo grave errore esiste un metodo attraverso il quale ci si può accertare dello stato di abilitazione. L’operatore dovrà autenticarsi al portale acquistiinretepa.it con le proprie credenziali e se in alto a destra accanto alla voce “LEGALE RAPPRESENTANTE” vi sarà corrispondenza con il proprio nome, risulterà andata a buon fine l’abilitazione.

2. Compilazione del catalogo e scelta delle parole chiave nell’inserimento dei meta-prodotti.

La compilazione di un catalogo, che può essere effettuate sia durante la fase di abilitazione, sia successivamente, può avvenire in maniera errata rispetto ai beni e servizi di interesse a causa della difficoltà di comprensione delle procedure e di termini poco chiari e l’errore si desume dalla non coincidenza del codice di identificazione di ogni bene o servizio con la categoria scelta.

Ai fini della compilazione del catalogo, occorre tener conto che essa può avvenire sia direttamente, compilando i relativi “moduli” presenti nel portale, oppure con l’inserimento dei prodotti o servizi in un file excel precompilato da caricare successivamente nel portale nella sezione dedicata.

Per prevenire eventuali errori in fase di compilazione del catalogo occorre consultare il capitolato tecnico dei bandi, dove si potranno verificare tutte le informazioni e le regole utili al fine di decifrare i campi da compilare e le varie categorie di prodotti da inserire.

Una volta compilato, il catalogo dovrà essere appositamente firmato con firma digitale e conseguentemente inviato a Consip.

La giurisprudenza, si è pronunciata a riguardo di questi errori più comuni ed ha evidenziato che all’interno del MEPA è possibile acquistare solamente beni e servizi presenti e descritti nei Capitolati tecnici allegati ai bandi di abilitazione forniti dalla Consip.

La stessa Consip stessa ha chiarito che gli acquisti di beni e servizi non specificatamente ricompresi nei Capitolati Tecnici non possono considerarsi legittimi.

Sotto altro aspetto, invece, gli operatori economici compilando la descrizione dei meta-prodotti si trovano in difficoltà nella scelta delle parole chiave e quindi spesso ne adottano di sbagliate. Per tale motivo, è fondamentale effettuare un’accurata analisi delle master keywords o comunque frasi principali con cui classificare i propri prodotti o servizi.

3. Il rinnovo dell’autocertificazione resa in sede di abilitazione.

Una volta completata la procedura di registrazione e abilitazione, comprensiva eventualmente anche della compilazione del catalogo, è necessario tenere presente il termine di rinnovo delle dichiarazioni rese pari a 12 mesi.

Difatti, le dichiarazioni rese dal fornitore ai sensi del DPR n. 445/2000 nella domanda di abilitazione ai bandi del Mercato Elettronico, di ammissione ai bandi del Sistema Dinamico o in fase di partecipazione alle gare (ad es. Convenzioni, Accordi quadro) hanno una validità della durata temporale di 12 mesi. Se si intende continuare ad operare sul portale Consip è necessario tenere sempre aggiornate le dichiarazioni rese e comunque tramite la procedura di Modifica/Rinnovo Dati.

Attraverso, tale procedura è possibile:

• confermare le dichiarazioni precedentemente rese oppure;
• modificare i dati dell’impresa che presentano variazioni rispetto a quanto dichiarato in fase di Abilitazione / partecipazione a iniziative.

Dunque, i dati rilasciati e sottoscritti con firma digitale nella domanda di abilitazione al MePA, costituiscono autocertificazione e come tali hanno validità annuale e il mancato rinnovo dell’autocertificazione nel suddetto termine comporta l’immediata sospensione dell’abilitazione.

In tal caso, la PA non potrà accedere al catalogo dell’impresa e, in fase di invito ad una RDO, lo stesso non sarà visibile in lista (a meno che la PA non selezioni un’apposita funzione che consente di visualizzare anche i fornitori con l’autocertificazione scaduta).

Il fornitore, invece, non potrà rispondere alle RDO a cui è stato invitato, non potrà accedere nel suo catalogo e non potrà emettere fatture elettroniche.

Considerando l’importanza di procedere al rinnovo delle informazioni fornite a Consip, è opportuno programmare uno scadenziario con i relativi termini.

4. Sfruttare tutti gli strumenti di vendita.

Un errore molto comune effettuato dagli operatori economici consiste nel non consultare le richieste di offerta aperte e altri bandi, quindi rispondere solamente a quelle presenti nella sezione messaggi personali.

Tuttavia, una volta iscritti al portale di Consip, è possibile accedere non solo al c.d. MePA (che riguarda solamente le procedure di negoziazione per gli acquisti sotto-soglia) ma anche a tutti gli altri strumenti di vendita messi a disposizione dalla piattaforma Consip (Convenzioni, SDAPA, accordi quadro, RDO ecc.).

Tra questi, ad esempio, le Convenzioni e gli Accordi quadro consentono alle amministrazioni pubbliche di acquisire direttamente beni e servizi dai fornitori selezionati da Consip, mentre SDAPA, al pari del MePA, è uno strumento di negoziazione, attraverso il quale le PA possono negoziare in autonomia sulla piattaforma telematica le proprie gare e, a differenza del MePA, riguardano procedure di importo superiore alla soglia comunitaria.

Dunque, la conoscenza dei suddetti strumenti è assolutamente fondamentale poiché questi ultimi comprendono ogni tipologia di procedura utile al fine di ampliare le proprie opportunità lavorative.

Pertanto, al fine di effettuare una consultazione più accurata e massimizzare le chanches di ampliare il proprio business, è opportuno controllare la sezione “vendi” ove è possibile accedere a tutti gli strumenti di vendita messi a disposizione dal portale gestito da Consip.

Il sistema, in particolare, consente di raffinare la ricerca filtrando non solo lo strumento di vendita che si intende utilizzare ma anche le aree merceologiche di interesse così da consentire la agevole individuazione di tutte le procedure cui l’operatore economico intende partecipare.

È bene ribadire, difatti, che per la maggior parte delle procedure, Consip non invia nessun messaggio e quindi sarà necessario effettuare un controllo “attivo” utilizzando la sezione sopra citata. Solo così facendo, si avrà la possibilità di visionare tutte le RDO, sia ad invito diretto che quelle aperte a tutti gli operatori economici (previa abilitazione), nonché gli altri strumenti di vendita.

Avv. Patrizio Giordano
Studio Legale Piselli&Partners

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