Il Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24 (recepimento della Direttiva europea 2019/1937 in materia di Whistleblowing) ha introdotto una disciplina unitaria dei canali di segnalazione e delle tutele riconosciute ai segnalanti nel settore pubblico e privato.
Telemat S.r.l. mette a disposizione un canale interno per segnalare all’Organismo di Vigilanza informazioni riferibili al personale della stessa Telemat S.r.l. e/o a terzi relative a violazioni di leggi e regolamenti, del Codice Etico o del Modello Organizzativo 231 della stessa Telemat S.r.l.. Questo canale non è disponibile per i reclami commerciali o per le contestazioni e richieste legate a interessi di carattere personale.
Grazie alla partecipazione attiva e responsabile dei dipendenti e di terze parti, segnalando eventuali comportamenti non conformi, si consente all’azienda di individuare eventuali irregolarità e adottare tempestivamente i dovuti correttivi, prevenendo eventuali danni di tipo economico o reputazionale.
Tutti posso inviare una segnalazione, anche in forma anonima: dipendenti, ex dipendenti, candidati a posizioni lavorative, partner, clienti, fornitori, consulenti, collaboratori e, più in generale, chiunque sia legittimo portatore di un interesse nei confronti dell’attività aziendale di Telemat S.r.l..
La segnalazione deve essere adeguatamente circostanziata, cioè deve contenere dettagli sufficienti a consentire di accertare i fatti segnalati (es. elementi che consentono di identificare i soggetti convolti, il contesto, il luogo e il periodo temporale dei fatti segnalati e documentazione a supporto).
Si può trasmettere una segnalazione tramite la piattaforma Whistlebase adottata da Telemat S.r.l. per garantire la riservatezza dell’identità del segnalante mediante l’utilizzo di protocolli sicuri e strumenti di crittografia. Al termine dell’inserimento, la piattaforma fornisce un Codice Identificativo Univoco che consente al soggetto segnalatore di verificare lo stato di lavorazione e di inviare e ricevere comunicazioni (anche in forma anonima).
La piattaforma è accessibile tramite il seguente link presente sulla home page del sito web https://telematsrl.whistleblowing.it/:
Clicca qui per accedere alla piattaforma Whistlebase
Tramite il predetto canale, la segnalazione viene trasmessa all’Organismo di Vigilanza di Telemat S.r.l..Al segnalante è garantita l’assoluta riservatezza. Nel caso di segnalazioni anonime, non sarà possibile risalire all’identità del segnalante. Non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione personale o professionale in ragione della segnalazione effettuata. Se si ritiene di aver subito una ritorsione a causa della segnalazione, è possibile comunicarlo all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC).
Ogni trattamento dei dati personali è effettuato nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.
Per maggiori dettagli si rinvia alla seguente procedura.
Procedura di utilizzo della Piattaforma Whistleblowing di Telemat S.r.l.
La piattaforma è accessibile tramite il seguente link presente sulla home page del sito web https://telematsrl.whistleblowing.it/
Clicca qui per accedere alla piattaforma Whistlebase
La funzionalità principale consente agli utenti di inviare una segnalazione in forma anonima attraverso la compilazione di un modulo. Una volta completata la compilazione, le informazioni fornite verranno acquisite per il successivo processo di presa incarico e gestione della segnalazione da parte dell’Organismo di Vigilanza.
Il modulo di inserimento è suddiviso in tre sezioni, ognuna delle quali deve essere compilata in successione per garantire una corretta registrazione della segnalazione.
Le sezioni del modulo di inserimento dettagliate sono le seguenti:
- Informazioni Preliminari: in questa sezione, l’utente deve inserire alcune informazioni preliminari alla compilazione della propria segnalazione. L’utente può selezionare una sola opzione da un elenco fornito. Nello specifico viene richiesto se:
- La segnalazione si riferisce all’organizzazione o a una società controllata o subordinata alla stessa
- Il rapporto del segnalante con l’organizzazione
- se è già stata effettuata una segnalazione interna, in caso di risposta affermativa si richiede a chi è stata fatta la segnalazione e l’esito della stessa, inoltre è possibile anche allegare copia della segnalazione
- Se è stata già effettuata una denuncia o una segnalazione esterna all’organizzazione, in caso di risposta affermativa si richiede a chi è stata fatta la segnalazione e l’esito della stessa, inoltre è possibile anche allegare copia della segnalazione
- se il segnalante ha subito discriminazioni o ritorsioni in seguito a segnalazioni interne o esterne già effettuate, in caso di risposta affermativa si richiede descrizione delle discriminazioni subite, inoltre è possibile anche allegare documentazione che dimostri la discriminazione o la misura organizzativa subita
La compilazione di questa sezione è obbligatoria.
- Compila la tua Segnalazione: in questa sezione, l’utente può decidere se identificarsi o rimanere anonimo e deve identificare la tipologia di condotta illecita che ha portato alla segnalazione. L’utente può selezionare più opzioni da un elenco fornito. Viene richiesto al segnalante:
- la descrizione sintetica ed estesa dei fatti che hanno portato alla segnalazione
- quando è avvenuto l’illecito
- chi, internamente all’organizzazione, ha tratto beneficio dall’illecito
- chi ha tratto beneficio dall’illecito esternamente all’organizzazione (altre persone fisiche o giuridiche)
- se conosce la dimensione economica dell’illecito
- se oltre alla segnalazione sulla piattaforma ha parlato dell’illecito con colleghi, col superiore, altri soggetti interni o col sindacato
- di fornire informazioni utili per verificare il contenuto della tua segnalazione, con possibilità di allegare eventuali documenti a supporto
- di segnalare se ha timore di subire conseguenze in seguito alla segnalazione
- come è venuto a conoscenza della piattaforma informatica interna per le segnalazioni (whistleblowing)
La compilazione di questa sezione è obbligatoria.
- Passo Conclusivo: in questa sezione, l’utente deve prendere visione ed accettare l’informativa sul trattamento dei dati personali.
La compilazione di questa sezione è obbligatoria.
Completata la segnalazione appare una schermata di segnalazione andata a buon fine e prodotta una ricevuta di 16 cifre per ritornare in seguito alla segnalazione, vedere eventuali messaggi inviati in risposta o qualora si ritenesse che ci sia altro da allegare alla segnalazione.
E’ inoltre presente, sempre nella medesima schermata, un tasto di visualizzazione della segnalazione. L’utente segnalatore ha quindi la possibilità di monitorare lo stato e le informazioni precedentemente inserite durante la fase di invio. L’utente ha la possibilità di comunicare direttamente con il gestore della segnalazione, ovvero l’Organismo di Vigilanza, tramite l’inserimento di commenti in formato testuale. Questa funzionalità consente una comunicazione chiara e trasparente tra le parti interessate per garantire una gestione efficace delle segnalazioni.
Per qualsiasi ulteriore chiarimento potete fare riferimento alla casella email odv@telemat.it.