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17/12/2020

GARE E APPALTI: VIVISOL PUNTA SU DATAGON PER IL CICLO DECISIONALE

About Pharma and Medical Devices - A cura della redazione

La società che opera nel settore delle cure domiciliari ha scelto la soluzione di Revorg per la gestione dei processi, nel rispetto della compliance e delle normative vigenti
Assicurare la compliance con la normativa appalti e con il modello di organizzazione, gestione e controllo previsto dal Decreto Legislativo 8/06/2001 n. 231, definire lo stato di formalizzazione delle procedure, suddividere i compiti e le responsabilità, garantire la tracciabilità e il controllo delle attività. Sono alcuni degli obiettivi che Vivisol, società che opera nel settore delle cure domiciliari, dedicandosi in particolare all'area respiratoria, ha raggiunto grazie a Datagon, la soluzione per la gestione di gare e offerte di Revorg. L'IMPIANTO ORGANIZZATIVO DI VIVISOL L'organizzazione del lavoro dell'ufficio gare di Vivisol segue la suddivisione geografica della divisione commerciale, con la quale c'è un contatto quotidiano. L'organigramma prevede una direzione centrale responsabile delle attività in Italia, Sud Est Europa e Sud America, dalla quale dipendono, per il mercato italiano, tre direzioni di area rispettivamente per il Nord, Centro e Sud e quattro società controllate. Ogni area ha i propri Responsabili commerciali territoriali (Rct) che seguono una o più regioni. L'esecuzione dei contratti è invece demandata agli addetti sul territorio. Presso la sede centrale è attiva la direzione marketing Vivisol che collabora con il territorio allo sviluppo del progetto di gara, e vigila, fra l'altro, sulla congruenza fra quanto si sta presentando nel progetto di gara e quanto è nella disponibilità (organizzativa, strumentale, logistica, etc..) della Azienda. L'USO DI DATAGON E I SUOI VANTAGGI Il passaggio a Datagon è coinciso con la riorganizzazione dell'ufficio e ha coinvolto la sede centrale, le direzioni territoriali e gli Rct. Oggi i valori di compliance sfiorano il 100%. Datagon ha il vantaggio di dare evidenza formale alle scelte svolte nelle fasi decisionali del processo di gara in piena compliance con la normativa degli appalti e con la 231: ogni fase è tracciata e conforme ai principi di controllo, ed è garantita la piena coerenza tra processo, procedura e operatività. La soluzione consente, inoltre, l'estrazione di dati e statistiche che forniscono informazioni certe sul numero di gare alle quali l'azienda ha partecipato: le gare aggiudicate, la tipologia di gara, le aree coperte, il valore di ciascuna gara. Si tratta di indicazioni preziose per tutta la rete coinvolta nel processo: l'ufficio gare, la direzione centrale e la forza vendita. Per velocizzare il processo e per ridurre il margine di errore sono stati creati degli standard con conti economici predeterminati che aiutano a predisporre la parte economica in fase di partecipazione alla gara. L'ufficio gare ha così a disposizione una base di partenza reale, tra cui un elenco di costi generali standard. Inoltre, in fase di esecuzione di gara, è possibile controllare che la gara in corso non stia uscendo dal parametro iniziale. LA GESTIONE DOCUMENTALE Un altro aspetto importante riguarda, infine, la fascicolazione dei documenti di gara. Prima di Datagon, i dati di gara erano registrati e conservati presso la sede centrale, nell'archivio cartaceo e in quello digitale. Consentendo l'accesso alla documentazione, il commerciale che opera sul territorio può ora acquisire le informazioni sullo storico per conoscere, ad esempio, com'era stata svolta una gara anni prima, accedere ai bandi, ai contenuti e ai disciplinari, visionare l'offerta e servirsi di dati storici e reali per lavorare su nuovi progetti. "Abbiamo trovato una grande disponibilità nel team che ci segue in Revorg. C'è da parte di tutti una particolare attenzione nel cogliere le nostre richieste e comprendere le esigenze quotidiane, grazie anche a una profonda conoscenza del settore", ha commentato Stefania Brunori, responsabile servizio gare appalti e contract management di Vivisol. Parole chiave Datagon, appalti pubblici, compliance, legge 231/2001, gare e offerte Aziende/Istituzioni Vivisol, Revorg

Foto: A cura della redazione di AboutPharma and Medical Devices redazione@aboutpharma.com